6 Problemas inevitables al usar hojas de calculo para creacion de presupuestos
Las hojas de cálculo electrónicas han existido desde antes de lo que imagina. De hecho, el primer software, LANPAR, se desarrolló en 1969 para Bell Canadá y AT&T. Eso nos dice que se han calculado ya una enorme cantidad de estimaciones en hojas de cálculo. Sin embargo, aunque Excel y otras hojas de cálculo hayan sido la mejor opción durante décadas, estas carecen de ciertas funcionalidades. Esto significa que, al depender de ellas para la creación de presupuestos, se pueden poner en riesgo los ingresos. Para ver por qué, consulte estos seis problemas inevitables.
1. Las hojas de cálculo son más propensas a cometer errores
Las investigaciones muestran que cada celda en una hoja de cálculo tiene un riesgo del 1 % al 5 % de contener un error. Al sumar el número de celdas en una sola hoja de cálculo, se puede entender por qué el riesgo de error es tan importante. A eso habría que agregarle que la gente normalmente trabaja con varias hojas de trabajo, por lo que no es difícil creer que 9 de cada 10 hojas de trabajo contengan errores. En pocas palabras, es fácil cometer errores en una hoja de cálculo, pero difícil encontrarlos. De hecho, en nueve experimentos diferentes, solo se pudieron encontrar el 60 % de los errores.
2. No dejan pista de auditoría
Cuando, casi inevitablemente, ocurre algún error, nos preguntamos cómo y por qué ocurrieron. Los cambios intencionales también pueden implicar el mismo riesgo. A veces, se necesita cambiar alguna cifra en la estimación, lo que provoca que el valor cambiado esté presente de ahora en adelante en estimaciones futuras sin explicación alguna. El ignorar la fuente del error hace que sea más probable que ocurra de nuevo. Y, lo que es peor, dificulta asegurar una cadena de producción libre de errores y costos adicionales. Esto representa especialmente un problema al entender la importancia del seguimiento de errores para el aprendizaje y para no tener costos evitables en el futuro.
3. El cambio es difícil
Al trabajar con hojas de cálculo, probar nuevas opciones y hacer cambios puede tomar mucho tiempo y sentirse inflexible. La opción más viable puede ser trabajar con varias hojas de cálculo al mismo tiempo, ya que esto hace más fácil las comparaciones. Sin embargo, al trabajar a nivel proyecto, esto hace que los procesos sean más largos y tediosos y, por lo tanto, más propensos a contener errores. Al tener a varias personas trabajando de forma simultánea, llevar un seguimiento de los cambios, cambiar los cambios y las hojas de cálculo separadas, las cosas se tornar aún más complicadas; sin importar qué tan eficientes se estén volviendo las hojas de cálculo basadas en la web.
4. Las hojas de cálculo se corrompen fácilmente
Una hoja de cálculo no es dinámica. Al crear presupuestos completos, se deben consolidar varias hojas de cálculo. Al tener varias hojas de cálculo, es más probable que se cuele algún espacio adicional, formato erróneo o número equivocado. Más temprano que tarde aparecen mensajes de ¡ERROR! por todas las hojas de cálculo y no sabemos ni siquiera dónde encontrar el problema. Desafortunadamente, no habrá presupuestos hasta encontrar el problema.
5. Capacidad intelectual desaprovechada
Ingresar información en la hoja de cálculo no beneficia para nada al equipo, menos a la organización completa. Aquí prácticamente se está vaciando el conocimiento de una sola persona en un documento, sin generar cooperación e intercambio de conocimientos. Si esa persona deja la compañía, puede ser difícil descifrar su manera de hacer las cosas a través de sus números y fórmulas. Lo que es peor, nos volvemos demasiado independientes de un solo estimador, cuando lo ideal sería tener un equipo constante disponible.
6. Se tira el dinero a la basura
Todo lo anterior (ineficacia, errores e inflexibilidad) se torna en costos adicionales que podrían evitarse. No se trata de un solo factor. Con la cantidad de hojas de cálculo, celdas y cálculos dentro de un solo proyecto, existe la posibilidad de acumular cada vez más costos para pagar correcciones, pasos adicionales y recursos humanos adicionales.
La creación de presupuestos debería de hacerse de forma rápida, constante y con el nivel de precisión más alto posible. Desafortunadamente, el depender de hojas de cálculo hace que alcanzar estas metas sea cada vez más complicado. Como hemos visto, existen tantas posibles equivocaciones que pueden ocurrir en el proceso que hacen de las estimaciones en hojas de cálculo una herramienta riesgosa.