ปัญหาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ 6 ประการเมื่อคุณใช้สเปรดชีตสำหรับการประเมิน
มีการใช้สเปรดชีตแบบอิเล็กทรอนิกส์กันมายาวนานกว่าที่คุณคิดอันที่จริงแล้ว LANPAR ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ตัวแรกได้รับการพัฒนาขึ้นมาในปี 1969 ให้กับ Bell Canada และ AT&Tคงไม่ต้องอธิบายว่ามีการคำนวนการประเมินในสเปรดชีตจำนวนนับไม่ถ้วนนับตั้งแต่นั้นเป็นต้นมาอย่างไรก็ตาม แม้ว่า Excel และสเปรดชีตอื่นๆ จะเป็นตัวเลือกที่ดีมาหลายทศวรรษ แต่โปรแกรมเหล่านี้ก็ขาดฟังก์ชันการใช้งานที่สำคัญบางอย่างซึ่งหมายความว่าหากคุณวางใจใช้โปรแกรมเหล่านี้ในการประเมิน ผลกำไรของคุณจะตกอยู่ในความเสี่ยงถ้าอยากรู้เหตุผล ลองดูที่ปัญหาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้หกประการต่อไปนี้
1.สเปรดชีตมีแนวโน้มจะเกิดข้อผิดพลาดได้มาก
มีงานวิจัยแสดงให้เห็นว่าแต่ละเซลล์ในสเปรดชีตมีความเสี่ยงที่จะมีข้อผิดพลาด 1% ถึง 5%เมื่อคุณรวมยอดจำนวนเซลล์ในสเปรดชีตแผ่นเดียว คุณจะเห็นได้ว่าทำไมความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจึงมีความสำคัญมากลองนึกดูว่าคนทั่วไปมักทำงานกับชีตจำนวนมาก ซึ่งไม่น่าแปลกใจเลยว่าสเปรดชีต 9 จาก 10 แผ่นจะมีข้อผิดพลาดพูดง่ายๆ ก็คือ ข้อผิดพลาดในสเปรดชีตเกิดขึ้นได้ง่าย แต่เจอยากอันที่จริงแล้ว จากการทดลองแบบแยกกันเก้าครั้ง มีการพบข้อผิดพลาดเพียง 60% ของจำนวนข้อผิดพลาดเท่านั้น
2.ไม่ทิ้งรอยทางการตรวจสอบไว้
เมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณก็มักจะสงสัยว่าทำไมจึงเกิดความผิดพลาดนั้นและเกิดได้อย่างไรการแก้ไขโดยตั้งใจก็สามารถทำให้เกิดความเสี่ยงนี้เช่นกัน ในบางครั้งก็จำเป็นต้องมีการแก้ไขตัวเลขสำหรับการประเมิน ซึ่งหมายความว่าค่าที่เปลี่ยนจะอยู่ในการประเมินในภายหลังต่อไปโดยไม่มีคำอธิบายการไม่ทราบถึงที่มาของสิ่งไม่คาดคิดนี้หมายความว่ามีความเป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้นอีกยิ่งไปกว่านี้ยังทำให้การรักษาความปลอดภัยให้การผลิตปราศจากข้อผิดพลาดและไม่มีต้นทุนเพิ่มเติมทำได้ยากขึ้นซึ่งเป็นปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณคิดถึงความสำคัญของการติดตามข้อผิดพลาดสำหรับการเรียนรู้และควบคุมค่าใช้จ่ายที่โปร่งใสและหลีกเลี่ยงได้ในอนาคต
3.เปลี่ยนแปลงได้ยาก
เมื่อคุณทำงานกับสเปรดชีต การทดสอบตัวเลือกต่างๆ และการทำการเปลี่ยนแปลงอาจเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลานานและไม่ยืดหยุ่นตัวเลือกที่ใช้งานได้มากที่สุดสามารถทำงานกับหลายสเปรดชีตพร้อมกัน เนื่องจากทำให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบแต่ในระดับโครงการแล้ว คุณสมบัตินี้ทำให้กระบวนการต่างๆ ใช้เวลานานขึ้น ยากขึ้น และมีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้มากขึ้นเมื่อคุณมีหลายคนที่ทำงานพร้อมกัน คุณจะทำสิ่งต่างๆ ได้ยากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการติดตามการเปลี่ยนแปลง การแก้ไขการเปลี่ยนแปลง หรือการแยกชีต ไม่ว่าจะมีสเปรดชีตบนเว็บที่ทำงานร่วมกันได้ดีเพียงใดก็ตาม
4.เกิดความขัดข้องกับชีตได้ง่าย
สเปรดชีตนั้นไม่เป็นแบบไดนามิกเมื่อสร้างการประเมินที่สมบูรณ์แล้ว คุณจะต้องรวบรวมสเปรดชีตจำนวนมากและเมื่อคุณมีชีตจำนวนมาก ก็ยิ่งมีโอกาสเกิดช่องว่างส่วนเกิน รูปแบบที่ไม่ถูกต้อง หรือเกิดข้อผิดพลาดจำนวนมากในนั้นได้และกว่าคุณจะรู้ตัว คุณก็ได้รับข้อความ "ERROR!" เต็มชีตของคุณแล้ว และคุณก็ไม่รู้ด้วยว่าจะสืบหาปัญหาจากที่ไหนซ้ำร้าย พอคุณหาเจอ คุณก็ไม่มีข้อมูลการประเมินแล้ว
5.ไม่ได้ใช้ประโยชน์จากพลังของสมอง
การใส่ข้อมูลในสเปรดชีตไม่ได้เป็นประโยชน์ต่อการทำงานเป็นทีม รวมถึงองค์กรโดยรวม คุณเพียงแค่เติมข้อมูลจากความเชี่ยวชาญของบุคคลหนึ่งลงในเอกสาร โดยไม่ได้ใช้ประโยชน์จากการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันความรู้หากบุคคลนั้นออกจากบริษัท ก็ยากที่จะถอดรหัสกระบวนการทางความคิดที่อยู่เบื้องหลังตัวเลขและสูตรเหล่านั้นยิ่งไปกว่านั้นยังเท่ากับว่าคุณกำลังพึ่งพาผู้ประเมินรายเดียวเป็นหลัก ขณะที่ตามหลักที่ควรจะเป็นแล้ว คุณควรมีทีมที่พร้อมทำงานเสมอ
6.สิ้นเปลืองเงิน
ทั้งหมดที่กล่าวมา ไม่ว่าจะเป็นความไร้ประสิทธิภาพ ความไม่ถูกต้อง และการขาดความยืดหยุ่น สามารถทำให้เกิดต้นทุนที่จริงๆแล้วสามารถหลีกเลี่ยงได้ซึ่งไม่ได้เกิดจากปัจจัยเดียว เมื่อมีสเปรดชีต เซลล์ และการคำนวณจำนวนมากภายในโครงการเดียว ก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะมีต้นทุนที่ต้องจ่ายสำหรับการแก้ไข ขั้นตอนเพิ่มเติม และค่าแรงเพิ่มขึ้นไปอีก
การประเมินควรเป็นงานที่ทำได้อย่างรวดเร็วและเสมอต้นเสมอปลาย โดยมีความถูกต้องในระดับสูงสุดแต่การพึ่งพาสเปรดชีตทำให้การบรรลุเป้าหมายเหล่านี้เป็นเรื่องท้าทายยิ่งขึ้นเราได้เห็นกันแล้วว่าการมีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้มากตลอดขั้นตอนการดำเนินการที่ใช้สเปรดชีตสำหรับการคำนวณนั้นเป็นเรื่องที่เสี่ยงเกินไป